Al fine di individuare interventi utili per il contenimento delle spese di invio della corrispondenza della Provincia autonoma di Tento, si è individuata come soluzione ottimale e innovativa la spedizione di corrispondenza attraverso il sistema Postaonline (Host to Host) che consente l'invio diretto, 24 ore su 24, per 365 giorni all'anno, (tutto in modalità elettronica) da ogni postazione PC, e che consente appunto la dematerializzazione della carta, prevedendo nel corso d'anno l'integrazione con il Protocollo di archiviazione informatica dei documenti denominato PITRE.

In estrema sintesi, a regime, ogni segreteria di struttura, una volta predisposta la nota di corrispondenza, invierà tramite applicativo informatico la stessa a Poste Italiane che – tramite i propri centri di lavorazione – avrà cura di stampare e recapitare la medesima al destinatario: è evidente come tale soluzione consentirà risparmi di tempo, risorse e materiali internamente a ogni struttura mittente, e contestualmente garantirà la ricognizione delle spese postali per centri di costo. Si può stimare un contenimento della spesa relativamente all'intera gestione del tradizionale sistema cartaceo ("costi sommersi") quantificabile in circa 280.000 Euro/anno, oltre ad un sensibile snellimento e miglioramento dell'attività e dell'organizzazione lavorativa.

Tale nuovo sistema di spedizione, consentirà anche di ridurre i costi di lavorazione, rendendo contestualmente evidenti benefici qualitativi e organizzativi quali:

· Eliminazione dei tempi di predisposizione degli invii (stampa e imbustamento);
· Dismissione delle macchine affrancatrici e dei relativi costi di gestione;
· Riduzione di automezzi e risorse per il ritiro/consegna della corrispondenza;
· Eliminazione costi acquisto carta, buste e materiale di consumo;
· Riduzione drastica tempi di confezionamento plichi da parte delle segreterie;
· Eliminazione spese di noleggio e assistenza macchine e attrezzature.

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